Wann Sie ein Thema einreichen können
Eine Sitzungsreihe legt selbst fest, wer Themen einreichen darf: entweder nur die Teilnehmer der Reihe oder alle Mitglieder des Vereins. Der Verein muss das digitale Berichtswesen aktiviert haben, und Ihr Zugang muss mit einer Person in diesem Verein verbunden sein.
Sobald Sie mindestens zu einer Reihe Themen einreichen oder mindestens einen freigegebenen Bericht lesen dürfen, erscheint auf Ihrer Startseite die Kachel Sitzungen. Die Zahl in der Ecke nennt die deduplizierte Zahl dieser zugänglichen Reihen über alle Vereine.
Fehlt die Kachel, dürfen Sie derzeit weder zu einer Reihe einreichen noch einen freigegebenen Bericht lesen. Entwürfe, Tagesordnungen und Teilnehmer bleiben für Mitglieder in jedem Fall verborgen.
Die passende Reihe wählen
Die Übersicht zeigt Vereine und Reihen, zu denen Sie aktuell einreichen oder mindestens einen Bericht lesen dürfen. Gehören Sie zu mehreren Vereinen, filtern Sie zuerst den Verein und wählen danach die Reihe.
Innerhalb einer gewählten Reihe gibt es keinen Vereinsfilter mehr. Mit Zur Sitzungsübersicht wechseln Sie zurück und können dort einen anderen Verein oder eine andere Reihe wählen. Als Einreichungsberechtigter landen Sie zunächst im Reiter Themen einreichen; Freigegebene Berichte steht als zweiter Reiter daneben. Beim Wechsel zwischen beiden bleibt ein noch nicht abgesendeter Formularstand erhalten.
Ist noch keine Sitzung geplant, nimmt Membergy das Thema trotzdem an und weist darauf hin, dass es auf die nächste Sitzung wartet. Ein reiner Leser sieht nur den Berichtsreiter und kein Formular. Ort, Tagesordnung, Teilnehmer und Vorschläge anderer Personen werden nie angezeigt.
Thema und Beschreibung ausfüllen
Das Formular hat zwei Felder:
- Thema ist die Pflichtangabe und wird zur Überschrift, falls die Sitzungsverwaltung den Vorschlag aufnimmt.
- Worum geht es? (optional) gibt dem Gremium den notwendigen Zusammenhang. Dieser Text liegt der Sitzung beim Aufrufen des späteren Punkts vor.
Wählen Sie anschließend Thema einreichen. Ein Vorschlag gilt für die Reihe, nicht für einen garantierten Termin. Dadurch bleibt er erhalten, wenn eine Sitzung verschoben wird oder die Verwaltung ihn erst später behandelt.
Jede Reihe begrenzt, wie viele Ihrer Themen gleichzeitig offen sein dürfen. Die Vereinsverwaltung legt diese Zahl in den Serien-Einstellungen fest; neue Reihen starten mit 20. Ist die Grenze erreicht, nennt die Meldung die aktuell erlaubte Zahl. Bereits entschiedene Themen zählen nicht mehr mit.
Den Zustand des eigenen Themas lesen
Nach dem Absenden steht der Vorschlag unter Meine eingereichten Themen zunächst auf Wartet auf die nächste Sitzung.
Sie sehen ausschließlich Ihre eigenen Vorschläge. Ein Thema lässt sich derzeit weder nachbearbeiten noch zurückziehen. Formulieren Sie Überschrift und Beschreibung deshalb so, dass das Gremium das Anliegen ohne Rückfrage einordnen kann.
Was die Sitzungsverwaltung daraus macht
Im Sitzungseditor kann die Verwaltung ein Thema aufnehmen oder mit Begründung ablehnen.
- Aufnehmen erzeugt einen normalen offenen Tagesordnungspunkt. Ihr Beschreibungstext wird darin als ursprüngliches Anliegen kenntlich gemacht.
- Ablehnen erzeugt einen Punkt der Klassifikation Beschluss. Die Begründung beginnt im Protokoll mit Abgelehnt: und bleibt zusammen mit Ihrem Anliegen nachvollziehbar.
In beiden Fällen kommt die einreichende Person auf den zusätzlichen E-Mail-Kreis (Info-Verteiler) dieser Sitzung, sofern sie nicht ohnehin konkreter Teilnehmer ist. Damit gehört sie über genau einen Kreis zum Mailversand. Wird der entstandene Punkt später wieder gelöscht, wartet das Thema erneut; ein ergänzter Verteiler-Eintrag bleibt bestehen. Das Ergebnis wird erst angezeigt, wenn der Bericht freigegeben ist.
Nach der Freigabe steht bei Ihrem Vorschlag Aufgenommen oder Abgelehnt, jeweils mit dem Sitzungsdatum; bei einer Ablehnung sehen Sie zusätzlich die Begründung. Durch den Info-Eintrag erhalten Sie die normale Berichtsmail, sofern eine Adresse vorhanden ist. Online bleibt genau dieser Bericht mit aktivem Vereinszugang auch ohne administratives Archivrecht erreichbar.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Es ist keine nächste Sitzung geplant. Ihr Thema wartet, bis die Reihe wieder eine Sitzung ansetzt.
- Meine Verwaltung sieht den Vorschlag nicht sofort. Neue Themen erzeugen derzeit keine eigene Benachrichtigung. Sie erscheinen beim nächsten Öffnen des Sitzungseditors.
- Die Entscheidung ist noch nicht sichtbar. Erst die unwiderrufliche Berichtsfreigabe macht sie für Einreichende verbindlich.
- Ich habe mich vertippt. Eine Bearbeitung oder ein Rückzug ist derzeit nicht möglich. Wenden Sie sich an die Sitzungsverwaltung.