Wofür das digitale Berichtswesen gedacht ist
Das digitale Berichtswesen begleitet eine Besprechung vom ersten Termin bis zum dauerhaft lesbaren Bericht. Es verbindet die Einladung im Kalender, die Tagesordnung, das während der Sitzung geschriebene Protokoll und den späteren Versand. Offene Aufgaben bleiben dabei über mehrere Sitzungen hinweg zusammenhängend, statt in einzelnen Dateien auseinanderzufallen.
Der Verein muss Digitales Berichtswesen aktivieren. Welche Seiten Sie danach sehen, hängt von Verwaltungsrechten und fachlichem Zugang ab: Ein Mitglied liest nur die für es freigegebenen Berichte und kann gegebenenfalls ein Thema einreichen. Wer Sitzungen verwaltet, arbeitet zusätzlich in der Serien-Arbeitsfläche und im Sitzungseditor.
Die fünf Begriffe
Sitzungsserie
Die Serie ist der dauerhafte Rahmen eines Gremiums, zum Beispiel „Vorstandssitzung“. An ihr hängen das Serienkürzel, die fortlaufende Nummerierung, Standard-Teilnehmer, Info-Empfänger und die Vorgeschichte offener Punkte. Deshalb gibt es keine freistehende Einzelsitzung: Auch eine einmalige Besprechung ist eine Serie mit genau einer Sitzung.
Sitzung
Eine Sitzung ist der konkrete Termin einer Serie. Sie hat Datum, geplante Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Anwesenheiten und eine geordnete Tagesordnung. Ihr Zustand wechselt von Geplant über Läuft zu Abgeschlossen.
Punkt und Vorkommen
Ein Punkt ist die dauerhafte Identität eines Themas. Er behält seine TOP-Nummer, auch wenn er in späteren Sitzungen erneut behandelt wird. Was eine einzelne Sitzung zu diesem Punkt festhält, ist sein Vorkommen: damalige Überschrift, Protokolltext, Klassifikation, Frist, Zuständigkeit und Anhänge.
Damit wird ein Punkt nicht überschrieben, sondern fortgeschrieben. Eine Sitzung kann etwa festhalten, dass ein Angebot eingeholt werden soll; die nächste dokumentiert den späteren Beschluss. Beide Aussagen bleiben in der Vorgeschichte lesbar.
Bericht
Der Bericht ist der bei der Freigabe eingefrorene Stand einer abgeschlossenen Sitzung. Er enthält die Sitzungsdaten, Anwesenheiten, Punkte samt Vorgeschichte, Empfänger, Sprache und Layout. Vor der Freigabe gibt es nur eine Vorschau, die bei jedem Aufruf aus dem aktuellen Stand entsteht.
So lesen Sie die Nummern
Eine Sitzungsnummer wie 2026/03 bedeutet: dritte Sitzung dieser Serie im Kalenderjahr
2026. Eine Punktnummer wie VOR-2026-01-003 bedeutet: dritter Punkt aus der ersten Sitzung
des Jahres 2026 in der Serie VOR.
Das Serienkürzel steckt in jeder Punktnummer und ist deshalb nach dem Anlegen gesperrt. Die Punktnummer bleibt dauerhaft gleich, selbst wenn das Thema Jahre später noch offen ist. Gelöschte Sitzungen oder Punkte dürfen Nummernlücken hinterlassen; eine einmal vergebene Nummer wird nicht für einen anderen Inhalt wiederverwendet.
Drei Grenzen im Lebenszyklus
- Sitzung starten zeichnet den tatsächlichen Beginn auf. Ein versehentlicher Start kann zurückgenommen werden; dabei werden Ist-Zeiten und Anwesenheiten verworfen.
- Sitzung abschließen prüft, ob das Protokoll fachlich vollständig ist, und zeichnet das tatsächliche Ende auf. Inhalte dürfen danach noch korrigiert werden.
- Bericht unwiderruflich freigeben friert Inhalt und Empfängerkreis ein. Danach lässt sich die Sitzung nicht mehr bearbeiten und es gibt keine zweite Freigabe.
Der bearbeitbare Zeitraum zwischen Abschluss und Freigabe ist beabsichtigt: Die Schriftführung kann das während der Sitzung entstandene Protokoll noch redigieren, bevor es verbindlich wird.
Kalender, Anwesenheit und Bericht gehören zusammen
Mit jeder Sitzung entsteht automatisch ein Kalendertermin. Eine Zusage bedeutet zunächst nur „ich komme“. Beim Start übernimmt Membergy vorhandene Antworten als Vorschlag für die Anwesenheit; die Protokollführung kann sie korrigieren. Nach dem Abschluss verändert eine spätere Terminantwort die protokollierte Anwesenheit nicht mehr.
Die geplante Uhrzeit bleibt die Zeit der Einladung. Die beim Starten und Abschließen aufgezeichnete tatsächliche Zeit beschreibt dagegen, wann die Sitzung wirklich stattfand. Der Bericht verwendet die tatsächliche Zeit, wenn sie vorhanden ist.
Was Mitglieder sehen
Einfache Mitglieder sehen keine Entwürfe, Tagesordnungen, Teilnehmerlisten oder fremden Themenvorschläge. Die Kachel Sitzungen erscheint, sobald sie mindestens zu einer Reihe einreichen oder mindestens einen freigegebenen Bericht lesen dürfen. Die Kachelzahl nennt die vereinsübergreifend deduplizierte Zahl zugänglicher Reihen.
Die Kachel führt in eine vereinsübergreifende Übersicht. Nur dort filtern Sie bei mehreren Mitgliedschaften nach Verein und wählen anschließend eine Reihe. Innerhalb der gewählten Reihe bleibt der Verein fest; Zur Sitzungsübersicht bringt Sie zurück zur Auswahl.
Dürfen Sie Themen einreichen, öffnet die Reihe zunächst den Reiter Themen einreichen; Freigegebene Berichte steht als zweiter Reiter daneben. Ein reiner Leser sieht nur den Berichtsreiter. Datum, Themenformular und eigene Vorschläge erscheinen ausschließlich bei aktueller Einreichungsberechtigung. Die Berichtsseite zeigt PDF und geschützte Anhänge, aber keine Empfänger- oder Versandtechnik.