Voraussetzungen und Einstieg
Sie benötigen die Berechtigung Sitzungen verwalten. Öffnen Sie die Sitzungsserie und wählen Sie Neue Sitzung. Alternativ führt Sitzung anlegen aus der Übersicht zuerst zur Auswahl einer bestehenden Serie.
Eine Sitzung kann nicht außerhalb einer Serie stehen. Falls die passende Serie noch fehlt, legen Sie stattdessen Serie und erste Sitzung gemeinsam an.
Die Sitzungsdaten planen
Für eine Sitzung erfassen Sie Datum, geplanten Beginn und Ende, Ort sowie gegebenenfalls schon die Protokollführung. Die Sichtbarkeit des späteren Berichts übernimmt zunächst den Serienstandard und kann für diese Sitzung auf Teilnehmer oder Ganzer Verein gestellt werden.
Die Uhrzeiten sind die geplante Zeit: Sie stehen in der Einladung und im Kalender. Die tatsächlichen Zeiten entstehen erst beim Starten und Abschließen der Sitzung. Ohne Uhrzeit wird der zugehörige Kalendertermin ganztägig angezeigt.
Beginn und Ende lassen sich aus der Viertelstundenliste wählen oder frei eingeben. Membergy
normalisiert dabei zum Beispiel 9, 930 und 9:30 zu 09:00, 09:30 und 09:30.
Tragen Sie erstmals einen Beginn ein und ist das Ende noch leer, schlägt Membergy zwei
Stunden später als Ende vor. Verschieben Sie danach den Beginn, bleibt ein bereits gewählter
Abstand zum Ende erhalten — auch über Mitternacht. Eine Enduhrzeit vor dem Beginn bedeutet
beim Speichern automatisch den Folgetag; identische Uhrzeiten sind nicht zulässig.
Was beim Speichern automatisch entsteht
Membergy erledigt beim Anlegen mehrere zusammengehörige Schritte:
- Die Sitzung erhält eine Nummer im Format
JJJJ/NN, fortlaufend je Serie und Jahr. - Der Titel wird aus dem Seriennamen übernommen.
- Standard-Teilnehmer werden für das Sitzungsdatum auf konkrete Personen aufgelöst.
- Der Standard-Info-Verteiler wird für diese Sitzung übernommen; Teams bleiben dabei bis zur späteren Freigabe als Team erhalten.
- Ein Kalendertermin mit Einladungen an die Teilnehmer entsteht automatisch.
- Offene Punkte der Serie werden angezeigt, aber noch nicht in die Tagesordnung kopiert.
Ein in der Sitzung ausgewähltes Team wird sofort auf Personen aufgelöst. Prüfen Sie den Teilnehmerkreis daher für genau dieses Datum und ergänzen oder entfernen Sie Personen, wenn die tatsächliche Besetzung vom Serienstandard abweicht.
Der Kalendertermin ist eine Abbildung der Sitzung
Der Termin erscheint automatisch im persönlichen Kalender der Eingeladenen. Titel, Ort, geplante Zeit, Sichtbarkeit und Einladungen kommen aus der Sitzung.
Bearbeiten oder löschen Sie diesen Termin nicht im Kalender: Für Sitzungstermine gibt es dort bewusst keine solchen Aktionen. Änderungen erfolgen im Sitzungseditor, damit nicht zwei widersprüchliche Stände entstehen. Eine geplante Sitzung nimmt ihren Termin beim Löschen mit.
Offene Punkte übernehmen
Der Reiter Punkte zeigt unter der Tagesordnung die Offenen Punkte aus früheren Sitzungen. Sie sind zunächst nur Hinweise auf fortzuführende Themen.
Mit Punkt in Sitzung übernehmen entsteht ein Vorkommen dieses bestehenden Punkts in der neuen Sitzung. Die TOP-Nummer bleibt unverändert, und der Punkt landet am Ende der Tagesordnung. Alle offenen Punkte übernehmen erledigt dasselbe für den gesamten offenen Stapel.
Was unberührt bleibt, wird nicht als behandelt ausgegeben. Bei der späteren Freigabe steht es dennoch als Keine Neuigkeiten im Bericht. Die Hintergründe erklärt der Artikel Offene Punkte und Vorgeschichte.
Eingereichte Themen entscheiden
Nimmt die Serie Themen von Mitgliedern an, zeigt der Editor die wartenden Vorschläge älteste zuerst.
- Thema aufnehmen macht daraus einen gewöhnlichen offenen Punkt. Das Anliegen der einreichenden Person bleibt im Protokolltext kenntlich.
- Thema ablehnen verlangt eine Begründung und erzeugt einen Punkt der Klassifikation Beschluss. Im Protokoll steht das Anliegen zusammen mit Abgelehnt: und der Begründung.
In beiden Fällen kommt die einreichende Person auf den zusätzlichen Info-Verteiler dieser Sitzung. Löschen Sie den daraus entstandenen Punkt vor der Freigabe wieder, wartet der Vorschlag erneut auf eine Sitzung.
Eigene Punkte ergänzen und ordnen
Über Punkt hinzufügen oder das Plus zwischen zwei Karten legen Sie ein eigenes Thema an. Der Punkt entsteht erst mit der ersten Überschrift; eine verlassene leere Entwurfskarte hinterlässt nichts. Neue und übernommene Punkte lassen sich über Ziehen oder die Pfeile sortieren.
Die Struktur wird als vollständige Reihenfolge gespeichert. Ändert eine andere Person die Tagesordnung gleichzeitig, lehnt Membergy einen veralteten Stand vollständig ab, statt nur einen Teil zu übernehmen.
Datum später ändern
Ändern Sie das Sitzungsdatum, werden Antworten auf den Kalendertermin immer zurückgesetzt: Eine Zusage für das alte Datum ist keine Zusage für das neue. Membergy löst außerdem die Standard-Teilnehmer der Serie für das neue Datum auf und vergleicht sie mit der gespeicherten Auswahl. Bleiben dieselben Personen beteiligt, bestätigt das System den vorhandenen Kreis automatisch. Teilnehmer und bereits erfasste Anwesenheiten werden dabei nicht verändert.
Nur wenn die neue Auflösung andere Personen ergibt, erscheint im Teilnehmer-Reiter die Rückfrage Der Teilnehmerkreis muss geprüft werden:
- Teilnehmer neu auflösen bildet den Kreis aus dem Serienstandard für das neue Datum. Anwesenheiten von Personen, die im Kreis bleiben, werden erhalten.
- Aktuelle Auswahl behalten bestätigt den bereits gepflegten Kreis auch für das neue Datum.
Ohne diese Entscheidung lässt sich die Sitzung nicht abschließen oder freigeben. Wechselt das Datum in ein anderes Kalenderjahr, bekommt die Sitzung außerdem eine neue Nummer; die alte bleibt als Lücke bestehen. Dieselbe Prüfung findet bei einem möglichen Serienwechsel statt: Eine Rückfrage erscheint nur, wenn der Standard der Zielserie von der gespeicherten Auswahl abweicht.
Ändern und löschen
Datum, geplante Zeit, Ort, Protokollführung und Sichtbarkeit bleiben bis zur Freigabe änderbar. Eine Sitzung mit vorhandenen Punkten lässt sich nicht in eine andere Serie verschieben, weil deren Kürzel bereits in Punktnummern steckt.
Nur eine geplante Sitzung kann dauerhaft gelöscht werden. Teilnehmer, Verteiler, Termin und noch nicht freigegebene Inhalte werden dabei entfernt; die Sitzungsnummer wird nicht neu vergeben.