Sitzung starten
Öffnen Sie eine vorbereitete Sitzung und wählen Sie Sitzung starten. Im Dialog ist die Protokollführung Pflicht; Ort und Sichtbarkeit können dort noch einmal geprüft werden.
Mit dem Start wechselt der Zustand auf Läuft und Membergy zeichnet den tatsächlichen Beginn auf. Vorhandene Terminantworten füllen noch leere Anwesenheiten vor: Ja wird zu Anwesend, Nein zu Entschuldigt, Vielleicht verändert nichts.
Ein versehentlicher Start lässt sich über Start zurücknehmen korrigieren. Die Sitzung wird wieder geplant; tatsächliche Zeiten und alle Anwesenheitseinträge werden verworfen. Punkte, Teilnehmer und Verteiler bleiben erhalten. Beim nächsten Start werden die dann gültigen Terminantworten erneut ausgewertet.
Anwesenheit erfassen
Im Reiter Teilnehmer wählen Sie für jede Person genau einen Wert: Anwesend, Entschuldigt oder Abwesend.
Eine Antwort während der laufenden Sitzung aktualisiert die Anwesenheit sofort, auch wenn bereits ein Wert gesetzt war. Die Protokollführung hat das letzte Wort, indem sie danach den tatsächlich zutreffenden Wert wählt. Ab dem Abschluss bewirkt eine Terminantwort keine Änderung mehr.
Ohne vollständige Anwesenheit kann die Sitzung nicht abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss ist der Teilnehmerkreis gesperrt und ein Wert kann nicht mehr geleert werden.
Direkt in den Punkt schreiben
Der Protokolltext wird in der Karte geschrieben; es gibt keinen Speichern-Knopf. Nach einer kurzen Ruhezeit, beim Verlassen der Karte, vor einer anderen Aktion und beim Wechsel in den Hintergrund speichert Membergy automatisch. Wird gespeichert … und anschließend Punkt gespeichert zeigen den Zustand an.
Zur Verfügung stehen Absätze, Fett, Kursiv, Durchstreichen, Aufzählungen, nummerierte Listen, Zitate, Bilder sowie Rückgängig und Wiederholen. Überschriften, Links, Code und eingebettete fremde Inhalte sind nicht Teil des Protokollformats. Bilder werden im Verein gespeichert und zählen auf sein Speicherkontingent; ein Punkt mit ausschließlich einem Bild gilt als protokolliert.
Dateien an einen Punkt anhängen
Über das Büroklammer-Werkzeug Anhänge hinzufügen öffnen Sie den Datei-Upload. Erlaubt
sind PDF, gängige Bildformate sowie MS- und LibreOffice-Dokumente. E-Mail-Dateien wie
.eml oder .msg gehören derzeit nicht dazu.
Je Anhang gelten höchstens 25 MB, je Protokollpunkt höchstens 20 Anhänge. Eine zusätzliche Gesamtgrenze pro Bericht gibt es nicht; die Dateien zählen auf das Speicherkontingent des Vereins. Dateiname, Größe und erkannter Dateityp stehen direkt unter dem Punkt, jeder Anhang hat seinen eigenen geschützten Download.
Ein noch nicht freigegebener Anhang lässt sich mit dem Papierkorb dauerhaft löschen. Mit der Berichtsfreigabe wird seine Zuordnung Teil des unveränderlichen Stands; danach kann er nicht mehr verschwinden.
Einen Punkt klassifizieren
Das farbige Kennzeichen an der Karte öffnet die vier Klassifikationen:
- Offen bedeutet, dass der Punkt in einer späteren Sitzung weitergeführt wird.
- Beschluss hält eine Entscheidung fest und schließt den Punkt.
- Erledigt schließt eine abgeschlossene Aufgabe.
- Information dokumentiert eine Mitteilung und schließt den Punkt ebenfalls.
Bis zur Freigabe darf die Klassifikation korrigiert werden. Entscheidend für die nächste Sitzung ist schon das jüngste Vorkommen, auch wenn sein Bericht noch nicht freigegeben ist. Ein nach der Freigabe geschlossener Punkt wird nicht wieder geöffnet; dafür entsteht bei Bedarf ein neuer Punkt mit Bezug auf den alten.
Zuständigkeit und Frist dokumentieren
Zuständig können mehrere Personen und Teams gleichzeitig sein. Die Auswahl gehört zu diesem Vorkommen: Ein alter Bericht behält deshalb die damalige Zuständigkeit, auch wenn sie in einer späteren Sitzung wechselt.
Frist beziehungsweise Zu erledigen bis ist eine Angabe im Protokoll. Sie erzeugt keine Erinnerung und keine Überfälligkeitsmeldung; das Nachhalten erfolgt in der nächsten Sitzung.
Über die Pfeile oder per Ziehen ändern Sie die Reihenfolge. Vor jeder solchen Aktion wird offener Protokolltext zuerst gespeichert.
Geplante und tatsächliche Zeit unterscheiden
Die geplante Zeit bleibt die Zeit aus Einladung und Kalender. Tatsächlicher Beginn und Tatsächliches Ende beschreiben den realen Ablauf und stehen später im Bericht.
Hat die Sitzung etwa um 19:07 Uhr begonnen, obwohl erst um 19:15 Uhr auf Starten geklickt wurde, korrigieren Sie im Reiter Sitzungsdaten nur die Uhrzeit. Eine aufgezeichnete Zeit kann korrigiert, aber nicht entfernt werden. Bei einer Sitzung über Mitternacht bleibt der tatsächliche Endtag erhalten.
Tatsächlicher Beginn und tatsächliches Ende sind unabhängige Angaben. Eine Korrektur des Beginns setzt oder verschiebt das Ende deshalb nicht automatisch.
Sitzung abschließen
Mit Sitzung abschließen prüft Membergy insbesondere Protokollführung, bestätigte Teilnehmer, vollständige Anwesenheit, Reihenfolge, Überschriften und Klassifikationen. Geschlossene Punkte brauchen Inhalt; ein offen bleibender Punkt darf ohne Text fortgeführt werden und erscheint später als Keine Neuigkeiten.
Der Abschluss zeichnet das tatsächliche Ende auf und ist endgültig. Inhalte dürfen bis zur Freigabe trotzdem noch korrigiert werden. Erst die unwiderrufliche Berichtsfreigabe sperrt den gesamten Sitzungsstand.