Warum jede Sitzung eine Serie braucht
Eine Sitzungsserie verbindet die Sitzungen eines Gremiums über Jahre hinweg. An ihr hängen die Nummerierung, offene Punkte, die Vorgeschichte und die Standardkreise. Auch eine einmalige Besprechung wird deshalb als Serie mit genau einer Sitzung angelegt.
Voraussetzungen sind der aktivierte Vereinsschalter Digitales Berichtswesen und die Berechtigung Sitzungen verwalten. Der Einstieg heißt bewusst Sitzung anlegen: Eine neue Serie und ihre erste Sitzung entstehen gemeinsam, damit kein leerer Rahmen ohne Termin zurückbleibt.
Angaben zur Serie
Beim Anlegen einer neuen Serie füllen Sie diese Felder aus:
- Name bezeichnet das Gremium und wird zum Titel jeder Sitzung.
- Serienkürzel hat höchstens fünf Zeichen und besteht aus Großbuchstaben, Ziffern und gegebenenfalls Bindestrichen. Es muss im Verein eindeutig sein.
- Beschreibung erklärt optional den Zweck der Reihe.
- Team ordnet die Serie einem Team zu und befüllt einmalig den Standard-Teilnehmerkreis.
- Berichte lesen dürfen ist der zusätzliche Standard-Lesekreis neuer Berichte: Teilnehmer erweitert die übrigen Zugangsrechte nicht, Ganzer Verein öffnet für alle aktiven Vereinsmitglieder.
- Themen einreichen dürfen bestimmt, ob nur Teilnehmer der Reihe oder alle Mitglieder des Vereins Vorschläge senden können. Wer aktuell einreichen darf, darf zugleich alle freigegebenen Berichte dieser Reihe online lesen, erhält dadurch aber keine automatische Berichtsmail.
- Offene Themen je Person begrenzt wartende Vorschläge für diese Reihe. Der Startwert ist 20; entschiedene Themen zählen nicht dazu.
Während Sie den Namen schreiben, schlägt Membergy ein Kürzel vor. Eine eigene Eingabe wird nicht wieder überschrieben.
Prüfen Sie das Kürzel besonders sorgfältig. Es steckt später in jeder Punktnummer und ist nach dem Speichern gesperrt. Eine Umbenennung der Serie ändert das Kürzel nicht.
Angaben zur ersten Sitzung
Im selben Formular planen Sie die erste Sitzung:
- Datum ist Pflicht und bestimmt Kalenderjahr und erste Sitzungsnummer.
- Beginn und Ende sind die geplante Uhrzeit. Sobald Sie eines angeben, ist auch das andere erforderlich. Liegt die Enduhrzeit vor der Beginnuhrzeit, endet die Sitzung am Folgetag. Identische Uhrzeiten sind nicht zulässig.
- Ort erscheint im Sitzungskopf und später im Bericht.
- Protokollführung darf beim Anlegen noch fehlen, muss aber spätestens beim Start feststehen.
Das Datum wählen Sie im gewohnten Kalender. Die Uhrzeitfelder bieten Viertelstunden zur
Auswahl und nehmen zugleich kurze Eingaben an: Aus 9, 930 und 9:30 werden 09:00,
09:30 und 09:30. Nach dem ersten Beginn schlägt Membergy ein Ende zwei Stunden später
vor. Ändern Sie den Beginn später, bleibt der bereits gewählte Abstand zum Ende erhalten.
Die erste Sitzung übernimmt den Standard-Lesekreis der neuen Serie. Bei späteren Sitzungen lässt sie sich im Anlegeformular einzeln abweichend wählen.
Mit Sitzung anlegen speichert Membergy den gesamten Vorgang. Schlägt etwa die Kürzelprüfung fehl, entstehen weder eine halbe Serie noch eine unvollständige Sitzung.
Die Serien-Arbeitsfläche
Nach der Anlage erreichen Sie die Arbeitsfläche über die Serienkarte. Sie hat vier Bereiche:
- Sitzungen zeigt die geplanten, laufenden und abgeschlossenen Sitzungen der Reihe.
- Alle Punkte durchsucht die Themen der gesamten Serie samt Vorgeschichte.
- Standardverteiler pflegt Standard-Teilnehmer und zusätzliche Info-Empfänger.
- Serien-Einstellungen enthält Name, Beschreibung, Team, Standard-Lesekreis und die Regeln für Themenvorschläge. Das gesperrte Kürzel bleibt dort sichtbar.
Standard-Teilnehmer und Info-Empfänger
Im Standardverteiler werden zwei Kreise getrennt gepflegt und automatisch gespeichert:
- Standard-Teilnehmer werden beim Anlegen jeder neuen Sitzung auf konkrete Personen aufgelöst. Ein Team zählt mit seinen Mitgliedschaften am Datum der neuen Sitzung.
- Zusätzlicher E-Mail-Kreis (Info-Verteiler) bekommt den fertigen Bericht bei einem Versand zusätzlich zu den Teilnehmern. Ein Team bleibt bis zur Berichtsfreigabe bestehen und wird erst dann auf seine aktuellen Mitglieder aufgelöst. Die aufgelösten Personen dürfen genau diesen Bericht auch online öffnen.
Änderungen an diesen Kreisen wirken nur auf künftige Sitzungen. Bereits angelegte Sitzungen behalten ihre konkrete Teilnehmerauswahl und ihren eigenen Info-Verteiler.
Was spätere Einstellungen verändern
- Eine Änderung des Namens benennt nicht freigegebene Sitzungen mit um. Freigegebene Berichte behalten ihren eingefrorenen Titel.
- Ein anderes Team ordnet die Serie neu zu, ändert aber den Standard-Teilnehmerkreis nicht automatisch. Passen Sie diesen bei Bedarf ausdrücklich im Standardverteiler an.
- Eine andere Berichte lesen dürfen gilt nur als Vorbelegung für neue Sitzungen.
- Die Regeln Themen einreichen dürfen und Offene Themen je Person wirken sofort für die Reihe.
Eine Serie kann nur gelöscht werden, solange sie weder Sitzungen noch Punkte enthält. Eine geplante einzelne Sitzung lässt sich dagegen löschen; ihre Nummer bleibt als Lücke bestehen.